Was als E-Rechnung gilt
Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung. Das Bundesfinanzministerium: „Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E‑Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ (BMF, zuletzt geprüft am 18. Oktober 2026) Alles andere, Papier ebenso wie ein „einfaches PDF‑Dokument“, ist eine „sonstige Rechnung“.
Die Rechtslage heute
Empfangen: seit dem 1. Januar 2025. „Allerdings muss ein Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reicht bereits ein E‑Mail‑Postfach aus.“ (BMF, zuletzt geprüft am 18. Oktober 2026)
Ausstellen: nach der Übergangszeit. Zwei Sätze der FAQ bestimmen die Fristen:
- „In dem Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E‑Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen.“ (BMF, zuletzt geprüft am 18. Oktober 2026)
- „Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027.“ (BMF, zuletzt geprüft am 18. Oktober 2026)
Die FAQ fügt hinzu: „Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E‑Rechnung tatsächlich verpflichtend.“
Unsere Lesart dieser Sätze, keine Aussage des BMF: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, stellt ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen aus; wer 800.000 Euro oder weniger hatte, ab dem 1. Januar 2028. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Steuerberatung.
Die zulässigen Formate
Die FAQ nennt die üblichen Formate: „Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E‑Rechnung“ (BMF-FAQ, Frage 7, zuletzt geprüft am 18. Oktober 2026). Mehr dazu: XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung erstellen.
Die Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen
Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, darf immer eine sonstige Rechnung sein, außer bei Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG: „Die §§ 31 und 32 sind entsprechend anzuwenden. Die Sätze 1 und 2 gelten nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b des Gesetzes. Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“ (gesetze-im-internet.de, zuletzt geprüft am 23. Oktober 2026)
Was InvoiceCow heute tut
InvoiceCow erstellt heute Rechnungen als PDF, also sonstige Rechnungen. Die Dateien in XRechnung und ZUGFeRD sind geplant; ihr Status steht unter dem Titel. InvoiceCow erstellt die Dateien, den Versand übernehmen Sie. Eine einzelne Rechnung können Sie kostenlos mit dem Tool unter Rechnung erstellen anlegen.