Was XRechnung ist
XRechnung ist ein Format für die E-Rechnung, also eine strukturierte XML-Datei. „Der Standard XRechnung (siehe Frage 7) wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt und über https://xeinkauf.de/ veröffentlicht“ (BMF-FAQ, zuletzt geprüft am 18. Oktober 2026).
Das Bundesfinanzministerium nennt XRechnung als eines der üblichen Formate: „Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E‑Rechnung“ (BMF-FAQ, Frage 7).
Kein PDF dabei
Anders als ZUGFeRD hat eine XRechnung keinen Bildteil: „Im Gegensatz zu E-Rechnungen im Format ZUGFeRD beinhalten XRechnungen keine zusätzliche Rechnungsdarstellung in Form einer PDF-Datei.“ Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer. Die Finanzverwaltung bietet einen an: „Der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung ist unter www.e-rechnung.elster.de erreichbar.“
Die Leitweg-ID
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber tragen eine Leitweg-ID im Feld „BT-10 (Buyer reference)“. Im Geschäft zwischen Unternehmen ist sie nicht nötig: „Da im B2B-Bereich keine Leitweg-ID erforderlich ist, ist in diesen Fällen umsatzsteuerlich bereits die Angabe eines Platzhalters (z. B. „-“) ausreichend“ (BMF-FAQ).
Validierung
Eine Prüfdatei zeigt, ob eine XRechnung die Regeln der Norm erfüllt. Das BMF: „Eine Validierung ist zwar keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung der Rechnung (z. B. hinsichtlich des Vorsteuerabzugs).“ Es empfiehlt sie trotzdem, weil sie fehlende oder unlogische Pflichtangaben zeigt.
Ab wann eine E-Rechnung Pflicht ist
Empfangen müssen Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen gilt eine Übergangszeit, die für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro ein Jahr länger dauert. Die genauen Sätze der FAQ und unsere Lesart der Fristen stehen auf der Seite E-Rechnung.
Was InvoiceCow heute tut
InvoiceCow erstellt heute Rechnungen als PDF. XRechnung-Dateien sind geplant, mit Status unter dem Titel; jede Datei soll vor dem Herunterladen validiert werden. InvoiceCow erstellt die Dateien, den Versand übernehmen Sie.