So erstellen Sie die Rechnung
- Tragen Sie Ihr Unternehmen und Ihren Kunden ein, mit Adresse, Land und USt-IdNr.
- Geben Sie das Rechnungsdatum an und, falls abweichend, das Leistungsdatum.
- Fügen Sie die Positionen hinzu: Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz.
- Laden Sie die Rechnung als PDF, Word oder Excel herunter.
Die Vorlage hat keine Rechnungsnummer. Tragen Sie die nächste Nummer Ihres eigenen Nummernkreises ein, bevor Sie die Rechnung versenden. Den Steuersatz wählen Sie selbst; das Tool rechnet, entscheidet aber nicht, welcher Satz gilt. InvoiceCow speichert nicht, was Sie eingeben.
Die Frist: sechs Monate
Für Leistungen an andere Unternehmer gibt das Umsatzsteuergesetz eine Frist vor: „In den folgenden Fällen ist er zur Ausstellung einer Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung verpflichtet, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nummer 8 bis 29 steuerfrei ist: 1. für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen; die Rechnung ist als elektronische Rechnung nach Absatz 1 Satz 3 und 6 auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässig sind;“ (gesetze-im-internet.de, zuletzt geprüft am 18. Oktober 2026)
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Für kleine Beträge reicht weniger: „Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss mindestens folgende Angaben enthalten:“ (gesetze-im-internet.de, zuletzt geprüft am 23. Oktober 2026) Diese Angaben sind:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Ausstellungsdatum,
- die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
- das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz, oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Für Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG gilt diese Erleichterung nicht.
PDF oder E-Rechnung?
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. In der Übergangszeit dürfen Sie noch sonstige Rechnungen ausstellen: „In dem Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E‑Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen.“ (BMF, zuletzt geprüft am 18. Oktober 2026) Für kleinere Rechnungsaussteller verlängert die FAQ diese Frist: „Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027.“ (BMF, zuletzt geprüft am 18. Oktober 2026)
Unsere Lesart dieser Sätze, keine Aussage des BMF: Danach braucht eine Rechnung zwischen inländischen Unternehmen das E-Rechnungsformat, ab dem 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab dem 1. Januar 2028 bei 800.000 Euro oder weniger. Ausnahmen bleiben: Eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro darf immer eine sonstige Rechnung sein, außer bei Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG ((gesetze-im-internet.de, zuletzt geprüft am 23. Oktober 2026)). Rechnungen an Privatpersonen sind keine Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Die Fristen im Detail stehen auf der Seite E-Rechnung.
Dieses Tool erstellt heute PDF, Word und Excel. Die Ausgabe als E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung) ist geplant, mit Status unter dem Titel; siehe ZUGFeRD-Rechnung erstellen.