¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un presupuesto con forma de factura. La envías antes de que la venta sea firme: antes de enviar la mercancía, antes de empezar un trabajo o para pedir un anticipo. Le muestra al cliente lo que va a pagar, con las líneas y los totales de la factura que vendrá.
Esta herramienta trata la proforma como un presupuesto, nunca como una factura. Cada archivo lleva arriba «PROFORMA — no es una factura fiscal»: el PDF, el Word y el Excel. Ninguno toma un número de tu serie de facturas.
Factura proforma y factura: las diferencias
En España, toda factura lleva «Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa» (Real Decreto 1619/2012, art. 6.1.a, BOE, última verificación el 23 de octubre de 2026). Deja las proformas fuera de esa serie: dale a cada una tu propia referencia.
| Factura proforma (esta herramienta) | Factura | |
|---|---|---|
| Cuándo se envía | Antes de que la venta sea firme | Cuando lo dicen las normas de facturación |
| Su número | Tu propia referencia, si quieres | El siguiente número de su serie (art. 6.1.a) |
| Para qué sirve | El cliente ve y aprueba el precio | La venta, con su IVA, en los libros de las dos partes |
| Si cambia el precio | Envías una proforma nueva | Las normas dicen cómo rectificar una factura |
Cuándo enviar una factura proforma
- Un presupuesto que el cliente pueda aprobar. Muchos departamentos de compras quieren el precio en un documento parecido a la factura.
- Un anticipo o un pago por adelantado. La proforma dice qué paga ahora el cliente y por qué.
- Un cliente que necesita un documento antes de pagar. Por ejemplo, para abrir un pedido.
Qué incluye la plantilla
- tu empresa y tu cliente: nombre o razón social, dirección, país y NIF-IVA,
- la fecha, una fecha de validez opcional y tu propia referencia,
- una línea por producto o servicio: cantidad, precio unitario, tipo de IVA, base, cuota y total,
- el IVA de cada tipo y los totales,
- tus notas, por ejemplo la forma de pago o los datos bancarios.
Tú eliges el tipo de IVA de cada línea. La herramienta hace las cuentas; no decide qué tipo se aplica. Deja el tipo en 0 si no repercutes IVA.
InvoiceCow no guarda lo que escribes. Cada archivo se crea una vez y va directo a tu navegador.
Después de la proforma: la factura
En España, la factura se expide «en el momento de realizarse la operación»; cuando el destinatario es un empresario o profesional, «antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto» (Real Decreto 1619/2012, art. 11.1, BOE, última verificación el 23 de octubre de 2026). Con una cuenta de InvoiceCow, cada pago se convierte en una factura numerada a nombre de tu empresa. Para empresas españolas: facturas numeradas desde la primera versión; los registros VeriFactu llegan más adelante. El aviso de arriba explica la ley de hoy y lo que InvoiceCow todavía no hace.